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伝道師の役割を自認して

オンライン飲み会を重ねていくうちに、「これは便利だぞ」ということを当然実感するワケでして、ご多分に漏れず私も職場の打ち合わせにオンライン会議システム(私の場合はZoom)を使ってみました。まだオンラインシステムを使った事がない人たちを巻き込んでやるだけやってみましょうと、仕事の打ち合わせの練習と称して実践してみました。

合意形成

仕事でオンライン会議を行う上で欠かせないのは事前の合意形成ではないでしょうか。オンラインで会議をすることの安全性や必然性を十分お互いが理解していないと始められないですし、見切り発車で会議を始めても議論は深まっていかないです。ストレスしかないオンライン会議は参加する事が不幸になってしまいますから。みんなが納得して参加することはとても重要です。

事前の通達

少人数での実施予定でしたので、いつもの連絡手段であるLINEグループで会議状況を流しました。Zoomであればミーティングを予約すると招待状の雛形を用意してくれるので、これをコピーしておいてLINEグループに流すだけです。参加者は時間になったらリンクをクリックしてパスワードを入力するだけ。このことを事前に通達しておけば初めての人でも迷わず参加できると思います。

当然練習が必要

何事においてもそうですが、ぶっつけ本番が成功することってレアだと思います。今回の感染症対策で色々と新しい試みを実践しなければならない人が多いと思います。対策が後手に回っていると批判を受けている日本の行政を見ていても思うのですが、事前に準備していないことはいきなり実践しても成功しないものです。隣国である韓国が感染症を短期間で鎮静化している状況を見ていると、韓国は以前感染症対策で大変な目にあった経験が生かされていると思うのです。前回の感染症で学んだことを経験として次は失敗しないという準備を韓国はしていたのでしょう。準備があっての素早い決断&行動に繋がっていたことは間違いありません。

遠隔での業務も同様で、準備ができていないことを急に開始してうまくいくとは思えません。特に非常事態になりながら新しいことを準備なしでやり遂げられるほど世の中は甘くありません。

つまり、今新たに遠隔で何かをやろうとして一度で成功すると思わないことです。失敗することを前提として動かなければならないということです。そして、何度か失敗することで学べることも忘れてはなりません。失敗を恐れるあまりに新しいことにチャレンジしないというのは正しい選択とは思えません。失敗できる状況下で練習をして本番に望めば良いのです。相手先との大事な業務をぶっつけ本番でやる人はいないと思いますが、仲間内の打ち合わせならちょっと失敗したところで大きなマイナスにはならんでしょう。若干の緊張感を持って、それでいて少しくらいの失敗を許容してもらえる状況下で怖がらずに練習のつもりで挑戦してみましょう。

何ができて、何ができないかの確認

打ち合わせの業務で必要な事を事前に確認しておきましょう。顔を見て音声通信がお互いにできることは当然として、資料の配布や提示ができないと話になりません。自分の端末の画面を参加者に共有するにはどうしたら良いのかを調べておきましょう。Zoomに限らず、たいていのオンライン会議室テムには画面を提示する機能があるはずです。簡単に切り替えができると思いますので、どういう準備で画面提示ができるのかを確認しておきましょう。

また、提示した画面にリアルタイムで書き込みができると便利ですね。注目してほしい場所にマーカーで線を引く、丸で囲む、色を変えるなど視線を集中させて理解を深める工夫は欠かせません。ただ、失敗して見せたくないものまで晒してしまう危険もあるので画面共有するための事前の準備は怠らないようにしましょう。

説明している間に疑問点などをリアルタイムでチャットに書き込んでおくと効率よく質疑応答ができるかもしれません。説明する人も余裕があればチャットを見ながら説明できると思いますので、タイミングが合えば疑問点を説明の最中に拾い上げてもらえるかもしれません。これは対面の会議ではなかなか実現が難しい技ですが、オンラインならではのテクニックかもしれません。

オンライン会議は慣れてくると現実で行われている対面会議よりも情報量が増えて効率的に情報共有ができる可能性を秘めていると思います。その分参加者のスキルが求められるでしょう。今まで以上に参加者の意識が積極的にならざるを得ない、それがオンライン会議かもしれません。流れが速く、密度が濃い打ち合わせになりますので、ぼーっとしているとあっという間に取り残されてしまう。ただし、会議のやりとりを議事録としてまとめてくれる人がいれば、途中参加した人にとってもわかりやすい会議になるかもしれません。ICTを使うことのメリットを最大に生かして会議をデザインできればみんなが幸せになれる気がします。

会議というとどうしても同期型のコミュニケーションを想像しますが、発想の転換をしてみてください。人それぞれ理解の質が違うんです。ばらつきがあると言ってもいいでしょう。理解しやすい情報の受け取り方も個人差があります。いろいろな情報の提示の仕方を実現できるのがICTの強みです。同期型の進行をしながらも、非同期的な運用もICTが実現してくれるのです。ちょっとさっきのところプレイバックして確認しようという事が誰にでもできる会議。誤解や無駄に冗長な議論がなくなり時間短縮にもつながると思います。


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Last-modified: 2020-05-04 (月) 10:49:55 (25d)